Politique de confidentialité

Informations générales

Quel est l'objet de cette politique ?

Cette politique de confidentialité décrit :

• qui nous sommes et quel est notre rôle ;
• les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet ;
• les raisons pour lesquelles et la base légale sur laquelle nous traitons ces données ; et
• la manière dont nous traitons les données à caractère personnel.

Vous y trouverez également toutes les informations utiles concernant vos droits et la manière de les exercer, ainsi que nos coordonnées si vous souhaitez nous contacter.

Qui sommes-nous ?

Nous sommes la société TEPE INVEST, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1038.158.237. Nos coordonnées et autres informations utiles figurent à la fin de cette politique de confidentialité.

Nous sommes le responsable du traitement des données à caractère personnel traitées conformément à la présente politique.

Informations relatives au traitement de vos données

De qui traitons-nous les données à caractère personnel ?

Nous pouvons traiter des données vous concernant si vous êtes ou travaillez pour :

• l'un de nos clients ou l'un de nos fournisseurs ; et
• une personne à laquelle nous souhaitons promouvoir ou vendre nos produits et services.

Quelles données traitons-nous et comment les collectons-nous ?

Si vous séjournez ou avez séjourné à l'Hôtel Axis, nous traitons :

• vos nom et prénom(s) ;
• votre adresse ;
• votre adresse e-mail ;
• votre pays ou lieu de résidence ;
• votre numéro de téléphone et de fax ;
• le nom de la société pour laquelle vous travaillez et votre fonction ;
• les informations relatives à la carte de crédit utilisée pour la réservation, à savoir le nom du titulaire, le numéro de la carte, l'adresse de facturation et la date d'expiration ;
• les informations relatives à votre voyage et à vos préférences, à savoir les vols, numéros de vol, dates d'arrivée et de départ ainsi que l'heure et le lieu de départ et la destination, vos préférences de chambre et autres services ; et
• les autres souhaits et centres d'intérêt que vous communiquez à l'occasion de votre réservation ou de votre séjour.

Si vous travaillez pour une société avec laquelle nous entretenons ou souhaitons entretenir une relation d'affaires, nous traitons :

• vos nom et prénom(s) ;
• votre adresse ;
• votre adresse e-mail ;
• votre numéro de téléphone et de fax ; et
• le nom de la société pour laquelle vous travaillez et votre fonction.

Si vous utilisez notre site web, nous traitons :

• des informations techniques, dont l'adresse IP utilisée pour connecter votre ordinateur à internet, vos informations de connexion, le type et la version de votre navigateur, le réglage du fuseau horaire, les types et versions des plug-ins de votre navigateur, votre système d'exploitation et votre plateforme ; et
• des informations relatives à votre visite, dont les URL complètes consultées avant, pendant et après votre visite sur notre site (date et heure comprises), les produits consultés ou recherchés, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites de certaines pages, les informations d'interaction avec ces pages (défilement, clics, survols), la manière dont vous quittez la page, ainsi que tout numéro de téléphone utilisé pour appeler notre service clientèle ou le compte de réseau social utilisé pour nous contacter.

Nous collectons ces informations :

• directement auprès de vous, notamment lors d'une visite à la réception de notre établissement, par le dépôt de votre carte de visite à la réception, via notre site web, lors d'une réunion ou d'un entretien téléphonique, lors d'un salon ou d'une exposition, ou dans le cadre de l'organisation d'un concours ; ou
• auprès d'une autre source, à savoir la société pour laquelle vous travaillez ou l'association dont vous êtes membre, les bases de données des plateformes de réservation en ligne, les bases de données de nos partenaires ou des associations dont nous sommes membres, les bases de données de notre système de gestion hôtelière, et les éditeurs de médias imprimés et audiovisuels.

Pourquoi et sur quelle base légale traitons-nous vos données ?

La base légale sur laquelle nous traitons vos données à caractère personnel est la suivante :

• lorsque votre consentement préalable est nécessaire pour que le traitement concerné nous soit permis, nous recueillons ce consentement et nous fondons sur celui-ci ;
• dans les autres cas, nous traitons vos données lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
• pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ; ou
• aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous-mêmes ou par un tiers, pour autant que vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux exigeant la protection des données ne prévalent pas.

En particulier, si vous êtes ou travaillez pour un client ou un fournisseur de l'hôtel, ou pour une société avec laquelle nous entretenons ou souhaitons entretenir une relation d'affaires, nous traitons vos données afin de :

• fournir des produits et services aux clients ou autres utilisateurs de ces biens et services ;
• obtenir des biens et services auprès de fournisseurs ou prestataires ;
• gérer et administrer nos relations avec les clients, fournisseurs et autres utilisateurs de nos biens et services ; et
• vous informer au sujet de nos chambres, de nos espaces et de nos services, y compris nos promotions et nos nouveaux services, si vous avez accepté de recevoir ces informations.

Lorsque nous vous informons de nos services, cela peut se faire par des communications (telles que des e-mails) ou des appels téléphoniques à des fins de prospection. Cela peut inclure des suggestions et recommandations relatives à des biens ou services susceptibles de vous intéresser, dans le respect de vos préférences déclarées. Dans ce cas, le traitement de vos données repose sur votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment (voir la rubrique consacrée à vos droits).

Nous traitons également vos données aux fins suivantes :

• administrer notre site web et nos opérations internes, y compris le dépannage, l'analyse de données, les tests, la recherche, les statistiques et les enquêtes ;
• améliorer notre site afin que son contenu vous soit présenté de la manière la plus efficace ;
• assurer la sécurité de notre site web et de nos autres systèmes ; et
• mesurer ou comprendre l'efficacité de la publicité que nous vous adressons et proposons à des tiers, et proposer une publicité pertinente.

Si nous envisageons de traiter vos données à d'autres fins que celles mentionnées ci-dessus, nous vous en informerons au préalable.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Si vous êtes ou travaillez pour un client ou un fournisseur, nous conservons vos données pendant la durée de la relation contractuelle et pendant 3 ans au maximum après votre dernière réservation, après quoi elles seront supprimées ou archivées, sauf si nous devons poursuivre leur traitement afin de respecter des obligations légales auxquelles nous sommes soumis ou pour toute autre finalité légitime et licite.

Si vous êtes ou travaillez pour une personne avec laquelle nous entretenons ou souhaitons entretenir une relation d'affaires, nous conservons vos données jusqu'à 3 ans à compter de leur collecte, après quoi elles seront supprimées ou archivées, sauf si nous devons poursuivre leur traitement pour respecter des obligations légales ou pour toute autre finalité légitime et licite.

Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

Les départements suivants de notre société ont accès à vos données :

• le département des réservations ;
• le département commercial (y compris le marketing) ;
• la direction générale ;
• le département financier (y compris les achats) ; et
• le département informatique (interne ou externe).

Dans les limites de la présente politique, nous pouvons également communiquer vos données à des tiers appropriés, notamment :

• nos partenaires commerciaux, clients, fournisseurs et sous-traitants, pour l'exécution de tout contrat que nous concluons ou d'autres opérations menées dans le cours normal de nos activités avec vous ou avec la personne pour laquelle vous travaillez ; et
• nos auditeurs, conseillers juridiques et autres conseillers professionnels ou prestataires de services.

En ce qui concerne les informations obtenues via notre site web, nous pouvons également communiquer vos données :

• à nos annonceurs et réseaux publicitaires qui ont besoin de ces données pour sélectionner et diffuser des annonces pertinentes. Nous ne communiquons pas d'informations relatives à des personnes identifiables à nos annonceurs, mais nous leur fournissons des informations agrégées sur nos utilisateurs ; et
• aux fournisseurs d'outils d'analyse et de moteurs de recherche qui nous aident à améliorer et optimiser notre site, sous réserve de la rubrique cookies de la présente politique.

Autres communications que nous pouvons effectuer

Nous pouvons communiquer vos données à des tiers :

• si nous vendons ou achetons une activité ou des actifs, auquel cas nous pouvons communiquer vos données au vendeur ou à l'acheteur potentiel, dans le respect de la présente politique ;
• si nous (ou une part importante de nos actifs) sommes acquis par un tiers, auquel cas les données relatives à nos clients feront partie des actifs transférés ; et
• si nous sommes tenus de divulguer ou de partager vos données afin de respecter une obligation légale, ou afin de protéger les droits, les biens ou la sécurité de nous-mêmes, de nos clients ou d'autrui.

Où et comment traitons-nous vos données ?

Les données que nous traitons à votre sujet ne sont pas transférées vers une destination située en dehors de l'Espace économique européen (« EEE »).

Toutes les données traitées sont stockées de manière sécurisée. Les transactions de paiement sont chiffrées à l'aide d'une technologie appropriée. Lorsque nous vous avons attribué (ou que vous avez choisi) un mot de passe vous permettant d'accéder à certaines parties de notre site ou de nos systèmes, il vous appartient de le garder confidentiel. Nous vous demandons de ne le partager avec personne.

Malheureusement, la transmission d'informations via internet n'est pas totalement sécurisée. Bien que nous mettions tout en œuvre pour protéger vos données, nous ne pouvons garantir la sécurité des données transmises à notre site ; toute transmission se fait à vos propres risques.

Dès réception de vos informations, nous appliquons des procédures strictes et des mesures de sécurité afin d'empêcher tout accès non autorisé.

Cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires sur notre site web. Nous ne plaçons les cookies qui ne sont pas strictement nécessaires qu'après avoir obtenu votre consentement, que vous pouvez donner, refuser ou modifier à tout moment via la bannière de cookies ou le lien « Paramètres des cookies » dans le pied de page de notre site.

• Cookies nécessaires : indispensables au fonctionnement du site et de notre moteur de réservation en ligne (fourni par Mews). Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Cookies statistiques : utilisés par notre moteur de réservation pour mesurer l'utilisation du site afin de l'améliorer. Ils ne sont placés que si vous y consentez.

Vous pouvez retirer votre consentement aux cookies statistiques à tout moment, aussi facilement que vous l'avez donné, via le lien « Paramètres des cookies » dans le pied de page.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants concernant les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet :

• vous pouvez demander l'accès à vos données ;
• lorsque nous traitons vos données sur la base de la poursuite de l'un de nos intérêts légitimes (y compris le profilage), vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement ;
• vous avez le droit de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et est effectué à l'aide de procédés automatisés (droit à la portabilité). Vous pouvez également obtenir que ces données soient transmises directement à un autre responsable du traitement ;
• vous avez le droit d'obtenir une limitation du traitement lorsque vous contestez l'exactitude des données, lorsque le traitement est illicite et que vous vous opposez à leur effacement, lorsque nous n'avons plus besoin de vos données mais qu'elles vous sont nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de vos droits en justice, ou lorsque vous vous êtes opposé au traitement pendant la vérification du caractère prépondérant de nos motifs légitimes ; et
• vous pouvez demander la rectification des données inexactes que nous traitons.

Dans certaines circonstances (généralement lorsque les données ont été fournies par vous et qu'il n'est plus nécessaire pour nous de poursuivre leur traitement), vous pouvez demander que nous effacions les données concernées.

Lorsque nous traitons des données sur la base de votre consentement préalable, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, après quoi nous cesserons le traitement concerné.

Comment retirer votre consentement ou exercer vos droits

Vous pouvez retirer votre consentement à tout traitement concerné, et exercer les droits décrits ci-dessus, en nous écrivant à axishotel@hotmail.com ou à l'adresse postale mentionnée ci-dessous.

Veuillez noter que nous pouvons être amenés à vous demander des informations complémentaires afin de confirmer votre identité avant de fournir les informations demandées.

Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données par nos soins, vous pouvez nous contacter ou introduire une plainte formelle auprès de l'Autorité de protection des données. L'Autorité de protection des données est l'autorité de contrôle en Belgique. Elle peut fournir des informations complémentaires sur vos droits et nos obligations, et traiter les plaintes relatives à nos traitements.

Informations pratiques

Modifications de la présente politique

Toute modification future de notre politique de confidentialité sera publiée sur cette page et vous sera notifiée par e-mail. Nous vous remercions de la consulter régulièrement.

Des questions ?

Si vous avez des questions concernant vos données ou la manière dont nous les traitons, ou si vous suspectez une violation de données, écrivez-nous à axishotel@hotmail.com.

Nos coordonnées

• Hôtel Axis, Leuvensesteenweg 749, 3071 Kortenberg, Belgique
• Personne de contact : Robert Petrosjan, responsable RGPD
• Téléphone : +32 2 759 30 33
• E-mail : axishotel@hotmail.com