Privacybeleid

Algemene informatie

Wat is het doel van dit beleid?

Dit privacybeleid beschrijft:

• wie wij zijn en welke rol wij hebben;
• welke persoonsgegevens wij over u verwerken;
• waarom en op welke rechtsgrond wij persoonsgegevens verwerken; en
• hoe wij persoonsgegevens verwerken.

U vindt hier eveneens alle relevante informatie over uw rechten en de manier waarop u deze kunt uitoefenen, alsook onze contactgegevens indien u ons wenst te contacteren.

Wie zijn wij?

Wij zijn de vennootschap TEPE INVEST, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 1038.158.237. Onze contactgegevens en andere relevante gegevens vindt u onderaan dit privacybeleid.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die overeenkomstig dit beleid worden verwerkt.

Relevante informatie over de verwerking van uw gegevens

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen gegevens over u verwerken indien u een van de volgende personen bent of voor hen werkt:

• een van onze klanten of een van onze leveranciers; en
• een persoon aan wie wij onze producten en diensten wensen te promoten of te verkopen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoe verzamelen wij deze?

Indien u in Hotel Axis verblijft of verbleven hebt, verwerken wij:

• uw naam en voornaam/voornamen;
• uw adres;
• uw e-mailadres;
• uw land of woonplaats;
• uw telefoon- en faxnummer;
• de naam van het bedrijf waarvoor u werkt en uw functie;
• gegevens over de kredietkaart die u voor de boeking gebruikt, namelijk de naam van de kaarthouder, het kaartnummer, het facturatieadres van de kaart en de vervaldatum;
• gegevens over uw reis en uw voorkeuren, namelijk informatie over vluchten, vluchtnummers, aankomst- en vertrekdata alsook vertrektijd en -plaats en de bestemming, kamervoorkeuren en andere diensten; en
• andere wensen en interesses die u meedeelt naar aanleiding van uw boeking of uw verblijf.

Indien u werkt voor een bedrijf waarmee wij een bestaande zakelijke relatie hebben of wensen te onderhouden, verwerken wij:

• uw naam en voornaam/voornamen;
• uw adres;
• uw e-mailadres;
• uw telefoon- en faxnummer; en
• de naam van het bedrijf waarvoor u werkt en uw functie.

Indien u onze website gebruikt, verwerken wij:

• technische informatie, waaronder het IP-adres waarmee uw computer met het internet verbindt, uw aanmeldgegevens, browsertype en -versie, tijdzone-instelling, types en versies van browserplug-ins, besturingssysteem en platform; en
• informatie over uw bezoek, waaronder de volledige URL's die u vóór, tijdens en na uw bezoek aan onze website raadpleegt (met datum en tijdstip), producten die u bekeek of zocht, responstijden van pagina's, downloadfouten, de duur van bezoeken aan bepaalde pagina's, interactiegegevens met deze pagina's (zoals scrollen, klikken en mouse-overs), de manier waarop u de pagina verlaat, en elk telefoonnummer waarmee u onze klantendienst belt of de sociale media waarmee u ons contacteert.

Wij verzamelen deze informatie:

• rechtstreeks bij u, onder meer tijdens een bezoek aan de receptie van ons hotel, door het achterlaten van uw visitekaartje aan de receptie, via onze website, tijdens een vergadering of telefoongesprek, op een beurs of tentoonstelling, of in het kader van een wedstrijd; of
• uit een andere bron, namelijk het bedrijf waarvoor u werkt of de vereniging waarvan u lid bent, databanken van online reserveringsplatformen, databanken van onze partners of van verenigingen waarvan wij lid zijn, databanken van ons hotelbeheersysteem, en uitgevers van gedrukte en audiovisuele media.

Waarom en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

De rechtsgrond op basis waarvan wij uw persoonsgegevens verwerken is de volgende:

• wanneer uw voorafgaande toestemming vereist is om de verwerking te mogen uitvoeren, zullen wij deze toestemming vragen en ons daarop baseren;
• in de overige gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een dergelijke overeenkomst;
• voor het naleven van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn; of
• voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van onszelf of van een derde, voor zover uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonsgegevens vereisen niet zwaarder doorwegen.

In het bijzonder verwerken wij uw persoonsgegevens, indien u een klant of leverancier van het hotel bent of daarvoor werkt, of werkt voor een bedrijf waarmee wij een zakelijke relatie hebben of wensen te onderhouden, om:

• producten en diensten te leveren aan klanten of andere gebruikers van deze goederen en diensten;
• goederen en diensten af te nemen bij leveranciers of dienstverleners;
• onze relaties met klanten, leveranciers en andere gebruikers van onze goederen en diensten te beheren; en
• u te informeren over onze kamers, onze ruimtes en onze diensten, inclusief promoties en nieuwe diensten, indien u ermee heeft ingestemd deze informatie te ontvangen.

Wanneer wij u informeren over onze diensten, kan dit gebeuren via communicatie (zoals e-mails) of telefoongesprekken met prospectiedoeleinden. Dit kan suggesties en aanbevelingen omvatten over goederen of diensten die u of de persoon voor wie u werkt kunnen interesseren, waarbij wij rekening houden met uw opgegeven voorkeuren. In dat geval is de verwerking gebaseerd op uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken (zie de rubriek over uw rechten).

Wij verwerken uw gegevens eveneens voor de volgende doeleinden:

• het beheer van onze website en interne processen, inclusief probleemoplossing, gegevensanalyse, tests, onderzoek, statistieken en enquêtes;
• het verbeteren van onze site zodat de inhoud op de meest doeltreffende manier voor u en uw computer wordt weergegeven;
• het veilig houden van onze website en andere systemen; en
• het meten of begrijpen van de doeltreffendheid van de reclame die wij u tonen en aan derden voorstellen, en het voorstellen van relevante reclame.

Indien wij uw persoonsgegevens voor andere dan de hierboven vermelde doeleinden wensen te verwerken, zullen wij u daarvan vooraf op de hoogte brengen.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Indien u een klant of leverancier bent of daarvoor werkt, bewaren wij uw persoonsgegevens voor de duur van de contractuele relatie en maximaal 3 jaar na uw laatste boeking, waarna zij worden gewist of gearchiveerd, tenzij wij de verwerking moeten voortzetten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn of voor enig ander gerechtvaardigd en rechtmatig doel.

Indien u een persoon bent of voor een persoon werkt met wie wij een zakelijke relatie hebben of wensen te onderhouden, bewaren wij uw persoonsgegevens tot 3 jaar na de verzameling ervan, waarna zij worden gewist of gearchiveerd, tenzij wij de verwerking moeten voortzetten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of voor enig ander gerechtvaardigd en rechtmatig doel.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

De volgende afdelingen binnen ons bedrijf hebben toegang tot uw persoonsgegevens:

• de reserveringsafdeling;
• de commerciële afdeling (inclusief marketing);
• de algemene directie;
• de financiële afdeling (inclusief aankoop); en
• de IT-afdeling (intern of extern).

Binnen de grenzen van dit privacybeleid kunnen wij uw persoonsgegevens eveneens meedelen aan gepaste derden, waaronder:

• onze zakenpartners, klanten, leveranciers en onderaannemers, voor de uitvoering van een overeenkomst die wij sluiten of andere handelingen in de normale bedrijfsvoering met u of met de persoon voor wie u werkt; en
• onze auditors, juridische adviseurs en andere professionele adviseurs of dienstverleners.

Wat de via onze website verkregen informatie betreft, kunnen wij uw gegevens ook meedelen:

• aan Google (Google Analytics via Google Tag Manager), om statistieken over het gebruik van onze website op te stellen – uitsluitend met uw toestemming, zie het onderdeel „Cookies”; en
• aan de dienstverleners vermeld in het onderdeel „Dienstverleners en derde partijen”, die in onze opdracht gegevens verwerken (bv. hosting, e-mailverzending, online boeken).

Wij delen geen persoonsgegevens met adverteerders of advertentienetwerken.

Andere mededelingen die wij kunnen doen

Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden meedelen:

• indien wij een activiteit of activa verkopen of kopen, in welk geval wij uw persoonsgegevens kunnen meedelen aan de potentiële verkoper of koper ervan, met inachtneming van dit privacybeleid;
• indien wij (of een aanzienlijk deel van onze activa) door een derde worden overgenomen, in welk geval de persoonsgegevens die wij over onze klanten bijhouden een van de overgedragen activa vormen; en
• indien wij verplicht zijn uw persoonsgegevens vrij te geven of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of om de rechten, eigendom of veiligheid van onszelf, onze klanten of anderen te beschermen.

Waar en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw gegevens in principe binnen de Europese Economische Ruimte („EER”) en Zwitserland. Voor Zwitserland heeft de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit genomen. Sommige van onze dienstverleners (Google, Resend en Microsoft) zijn gevestigd in de Verenigde Staten of maken gebruik van vestigingen daar, waardoor gegevens naar de VS kunnen worden doorgegeven. Een dergelijke doorgifte gebeurt uitsluitend op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie) of van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Alle verwerkte persoonsgegevens worden veilig bewaard. Betalingstransacties worden versleuteld met de gepaste technologie. Indien wij u een paswoord hebben gegeven (of u er zelf een hebt gekozen) waarmee u toegang krijgt tot bepaalde delen van onze website of systemen, bent u verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van dit paswoord. Wij vragen u het met niemand te delen.

De overdracht van informatie via het internet is helaas niet volledig veilig. Hoewel wij ons best doen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij de veiligheid van de naar onze website verzonden gegevens niet garanderen; elke overdracht gebeurt op eigen risico.

Zodra wij uw informatie hebben ontvangen, hanteren wij strikte procedures en veiligheidsmaatregelen om ongeoorloofde toegang te voorkomen.

Cookies

Wij gebruiken cookies en gelijkaardige technologieën op onze website. Cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, plaatsen wij pas nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven. U kunt deze toestemming op elk moment geven, weigeren of wijzigen via de cookiebanner of de link “Cookie-instellingen” in de voettekst van onze website.

• Noodzakelijke cookies en opslag: vereist om de website en ons online boekingssysteem (aangeboden door Mews) te laten werken. Hiertoe behoren uw cookiekeuze („axis-cookie-consent”, opgeslagen in uw browser), de kamer en data die u in de boekingsbalk kiest (cookie „axis-booking-preferences”, 30 dagen, pas geplaatst wanneer u daar een keuze maakt), een concept van het contactformulier tot u het verzendt („axis-contact-draft”, alleen in uw browser) en uw beslissing om Google Maps te laden („axis-map-consent”). Deze gegevens verlaten uw toestel niet (behalve de boekingskeuze, die naar onze server wordt meegestuurd) en kunnen niet worden uitgeschakeld. Daarnaast plaatst de website de sessiecookie „NEXT_LOCALE” om uw taal te onthouden (wordt gewist wanneer u uw browser sluit), en kan het boekingssysteem Mews via zijn dienstverlener Cloudflare de beveiligingscookie „__cf_bm” (30 minuten) plaatsen om geautomatiseerd verkeer tegen te houden.
• Statistische cookies: Google Analytics (via Google Tag Manager, cookies „_ga” en „_ga_*”, bewaartermijn tot 2 jaar) en de trackingfunctie van ons boekingssysteem Mews meten hoe de website wordt gebruikt, zodat we die kunnen verbeteren. Google Tag Manager wordt pas geladen nadat u toestemming hebt gegeven – daarvoor wordt geen verbinding met Google gemaakt. De rechtsgrond is uw toestemming (art. 6, lid 1, a) AVG).

U kunt uw toestemming voor statistische cookies op elk moment even eenvoudig intrekken als u ze heeft gegeven, via de link “Cookie-instellingen” in de voettekst.

Dienstverleners en derde partijen

Hosting

Onze website wordt beheerd door Vantaggio Hosting (vantaggio-hosting.ch, Zwitserland). De servers staan in een datacenter van Hetzner Online GmbH in Duitsland.

Bij elk bezoek aan de website verwerkt de server technisch noodzakelijke gegevens (IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina, browsertype en besturingssysteem) om de website te leveren en te beveiligen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en stabiele werking (art. 6, lid 1, f) AVG). Deze logbestanden worden slechts zo lang bewaard als voor deze doeleinden nodig is.

Contactformulier en e-mail

Wanneer u ons via het contactformulier schrijft, verwerken wij de gegevens die u opgeeft (naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer en gewenste data, onderwerp en bericht) om uw aanvraag te beantwoorden. De rechtsgrond is het nemen van precontractuele maatregelen (art. 6, lid 1, b) AVG) of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van uw aanvraag (art. 6, lid 1, f) AVG).

Het bericht wordt via de e-maildienst Resend (Resend, Inc., VS) afgeleverd in onze mailbox bij Microsoft (Outlook/Hotmail). Ter bescherming tegen misbruik wordt uw IP-adres kortstondig (maximaal één uur) in het werkgeheugen van de server bijgehouden en niet blijvend opgeslagen.

Online boeken (Mews)

Voor online boekingen gebruiken wij het boekingssysteem van Mews. Wanneer u het boekingsvenster opent, worden de voor de boeking vereiste gegevens aan Mews doorgegeven; betalingen worden verwerkt door de betaaldienstverlener Datatrans (Zwitserland). De rechtsgrond is de uitvoering of voorbereiding van de verblijfsovereenkomst (art. 6, lid 1, b) AVG). Het boekingssysteem wordt op alle pagina's geladen zodat u op elk moment kunt boeken; de statistiekfunctie ervan is alleen actief met uw toestemming.

Google Maps

Onderaan de website kunt u een kaart van Google Maps (Google Ireland Limited, Ierland) laten weergeven. De kaart wordt pas geladen wanneer u op „Kaart laden” klikt. Pas dan worden gegevens zoals uw IP-adres naar Google verzonden, ook naar Google LLC in de VS, en kan Google cookies plaatsen. De rechtsgrond is uw toestemming (art. 6, lid 1, a) AVG). Uw keuze wordt in uw browser opgeslagen; u kunt ze op elk moment intrekken door de websitegegevens in uw browser te wissen.

Google Tag Manager en Google Analytics

Met uw toestemming gebruiken wij Google Tag Manager en Google Analytics (Google Ireland Limited, Ierland) om statistieken over het gebruik van onze website op te stellen. Daarbij worden onder meer uw IP-adres, apparaat- en browsergegevens en de bezochte pagina's verwerkt; een doorgifte aan Google LLC in de VS is mogelijk. Advertentiefuncties zijn uitgeschakeld. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de link „Cookie-instellingen” onderaan de website.

Externe links en lettertypen

Links naar Google Maps, Tripadvisor en andere externe websites geven pas gegevens door aan de betrokken aanbieder wanneer u erop klikt. De lettertypen op onze website worden vanaf onze eigen server geladen; daarbij wordt geen verbinding met derden gemaakt.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over u verwerken:

• u kunt inzage vragen in uw persoonsgegevens;
• wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een van onze gerechtvaardigde belangen (met inbegrip van profilering), heeft u het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen die verwerking;
• u heeft het recht om de persoonsgegevens die u ons heeft bezorgd te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of op een overeenkomst en via geautomatiseerde procedés gebeurt (recht op overdraagbaarheid). U kunt ook verkrijgen dat de gegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden doorgegeven;
• u heeft het recht op beperking van de verwerking wanneer u de juistheid van de gegevens betwist, wanneer de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen ervan, wanneer wij uw gegevens niet langer nodig hebben maar u ze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, of wanneer u bezwaar heeft gemaakt tijdens de verificatie of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder doorwegen dan de uwe; en
• u kunt vragen dat onjuiste gegevens die wij verwerken worden verbeterd.

In bepaalde omstandigheden (normaal gezien wanneer u de persoonsgegevens zelf heeft bezorgd en verdere verwerking niet meer nodig is) kunt u vragen dat wij de betrokken persoonsgegevens wissen.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw voorafgaande toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken, waarna wij de betrokken verwerking stopzetten.

Hoe uw toestemming intrekken of uw rechten uitoefenen

U kunt uw toestemming voor elke relevante verwerking van persoonsgegevens intrekken, en de hierboven beschreven rechten uitoefenen, door ons te mailen op axishotel@hotmail.com of door ons te schrijven op het onderstaande adres.

Houd er rekening mee dat wij u bijkomende informatie kunnen vragen om uw identiteit te bevestigen vooraleer wij de gevraagde informatie bezorgen.

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u ons contacteren of een formele klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. De Gegevensbeschermingsautoriteit is de toezichthoudende overheid in België. Zij kan bijkomende informatie geven over uw rechten en onze verplichtingen, en klachten over onze verwerking behandelen.

Praktische informatie

Wijzigingen aan dit privacybeleid

Toekomstige wijzigingen aan ons privacybeleid worden op deze pagina gepubliceerd en per e-mail aan u meegedeeld. Wij danken u om het regelmatig na te lezen.

Vragen?

Heeft u vragen over uw persoonsgegevens of over de manier waarop wij ze verwerken, of vermoedt u een datalek? Mail ons dan op axishotel@hotmail.com.

Onze contactgegevens

• Hotel Axis, Leuvensesteenweg 749, 3071 Kortenberg, België
• Contactpersoon: Robert Petrosjan, GDPR-verantwoordelijke
• Telefoon: +32 2 759 30 33
• E-mail: axishotel@hotmail.com