Datenschutzerklärung

Allgemeine Informationen

Was ist der Zweck dieser Erklärung?

Diese Datenschutzerklärung beschreibt:

• wer wir sind und welche Rolle wir einnehmen;
• welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten;
• aus welchen Gründen und auf welcher Rechtsgrundlage wir personenbezogene Daten verarbeiten; und
• wie wir personenbezogene Daten verarbeiten.

Sie finden hier ebenfalls alle relevanten Informationen zu Ihren Rechten und zu deren Ausübung sowie unsere Kontaktdaten, falls Sie uns kontaktieren möchten.

Wer sind wir?

Wir sind die Gesellschaft TEPE INVEST, eingetragen bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen unter der Nummer 1038.158.237. Unsere Kontaktdaten und weitere relevante Angaben finden Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung.

Wir sind der Verantwortliche für die gemäß dieser Erklärung verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Relevante Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten

Wessen personenbezogene Daten verarbeiten wir?

Wir können Daten über Sie verarbeiten, wenn Sie zu einer der folgenden Gruppen gehören oder für sie tätig sind:

• einer unserer Kunden oder einer unserer Lieferanten; und
• eine Person, der wir unsere Produkte und Dienstleistungen anbieten oder verkaufen möchten.

Welche Daten verarbeiten wir und wie erheben wir sie?

Wenn Sie im Hotel Axis übernachten oder übernachtet haben, verarbeiten wir:

• Ihren Namen und Vornamen;
• Ihre Anschrift;
• Ihre E-Mail-Adresse;
• Ihr Land bzw. Ihren Wohnort;
• Ihre Telefon- und Faxnummer;
• den Namen des Unternehmens, für das Sie arbeiten, und Ihre Funktion;
• Angaben zu der für die Buchung verwendeten Kreditkarte, namentlich Name des Karteninhabers, Kartennummer, Rechnungsadresse der Karte und Ablaufdatum;
• Angaben zu Ihrer Reise und Ihren Präferenzen, namentlich Flüge, Flugnummern, An- und Abreisedaten sowie Abflugzeit und -ort und Zielort, Zimmerwünsche und weitere Dienstleistungen; und
• weitere Wünsche und Interessen, die Sie im Rahmen Ihrer Buchung oder Ihres Aufenthalts mitteilen.

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, mit dem wir eine Geschäftsbeziehung unterhalten oder unterhalten möchten, verarbeiten wir:

• Ihren Namen und Vornamen;
• Ihre Anschrift;
• Ihre E-Mail-Adresse;
• Ihre Telefon- und Faxnummer; und
• den Namen des Unternehmens, für das Sie arbeiten, und Ihre Funktion.

Wenn Sie unsere Website nutzen, verarbeiten wir:

• technische Informationen, darunter die IP-Adresse, über die Ihr Computer mit dem Internet verbunden wird, Ihre Anmeldedaten, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung, Typen und Versionen von Browser-Plug-ins, Betriebssystem und Plattform; und
• Informationen über Ihren Besuch, darunter die vollständigen URLs, die vor, während und nach Ihrem Besuch unserer Website aufgerufen werden (einschließlich Datum und Uhrzeit), angesehene oder gesuchte Produkte, Antwortzeiten von Seiten, Downloadfehler, Verweildauer auf bestimmten Seiten, Interaktionen mit diesen Seiten (Scrollen, Klicks, Mouse-overs), die Art des Verlassens der Seite sowie jede Telefonnummer, über die Sie unseren Kundendienst anrufen, oder das Social-Media-Konto, über das Sie uns kontaktieren.

Wir erheben diese Informationen:

• direkt bei Ihnen, unter anderem bei einem Besuch an unserer Rezeption, durch Hinterlegen Ihrer Visitenkarte an der Rezeption, über unsere Website, während eines Gesprächs oder Telefonats, auf einer Messe oder Ausstellung oder im Rahmen eines Gewinnspiels; oder
• aus einer anderen Quelle, namentlich dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, oder dem Verband, dem Sie angehören, Datenbanken von Online-Buchungsplattformen, Datenbanken unserer Partner oder von Verbänden, denen wir angehören, Datenbanken unseres Hotelverwaltungssystems sowie Herausgebern von Print- und audiovisuellen Medien.

Warum und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die folgende:

• sofern für die betreffende Verarbeitung Ihre vorherige Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese ein und stützen uns darauf;
• andernfalls verarbeiten wir Ihre Daten, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin erforderlich ist;
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen; oder
• zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten, sofern Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.

Insbesondere verarbeiten wir Ihre Daten, wenn Sie Kunde oder Lieferant des Hotels sind oder für einen solchen arbeiten bzw. für ein Unternehmen tätig sind, mit dem wir eine Geschäftsbeziehung unterhalten oder unterhalten möchten, um:

• Produkte und Dienstleistungen für Kunden oder andere Nutzer dieser Güter und Dienstleistungen bereitzustellen;
• Güter und Dienstleistungen von Lieferanten oder Dienstleistern zu beziehen;
• unsere Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und anderen Nutzern unserer Güter und Dienstleistungen zu verwalten; und
• Sie über unsere Zimmer, unsere Räumlichkeiten und unsere Dienstleistungen, einschließlich Aktionen und neuer Angebote, zu informieren, sofern Sie dem zugestimmt haben.

Wenn wir Sie über unsere Dienstleistungen informieren, kann dies über Mitteilungen (etwa E-Mails) oder Telefonanrufe zu Werbezwecken geschehen. Dazu können Vorschläge und Empfehlungen zu Gütern oder Dienstleistungen gehören, die für Sie oder Ihr Unternehmen von Interesse sein könnten, wobei wir Ihre angegebenen Präferenzen berücksichtigen. In diesem Fall beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können (siehe den Abschnitt zu Ihren Rechten).

Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem zu folgenden Zwecken:

• zur Verwaltung unserer Website und unserer internen Abläufe, einschließlich Fehlerbehebung, Datenanalyse, Tests, Forschung, Statistik und Umfragen;
• zur Verbesserung unserer Website, damit die Inhalte für Sie und Ihren Computer möglichst wirksam dargestellt werden;
• zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Website und unserer sonstigen Systeme; und
• zur Messung und zum Verständnis der Wirksamkeit der Werbung, die wir Ihnen zeigen und Dritten anbieten, sowie zur Ausspielung relevanter Werbung.

Sollten wir Ihre Daten für andere als die oben genannten Zwecke verarbeiten wollen, informieren wir Sie vorab darüber.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wenn Sie Kunde oder Lieferant sind oder für einen solchen arbeiten, speichern wir Ihre Daten für die Dauer der Vertragsbeziehung und höchstens 3 Jahre nach Ihrer letzten Buchung. Danach werden sie gelöscht oder archiviert, es sei denn, wir müssen die Verarbeitung fortsetzen, um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, denen wir unterliegen, oder zu einem anderen berechtigten und rechtmäßigen Zweck.

Wenn Sie eine Person sind oder für eine Person arbeiten, mit der wir eine Geschäftsbeziehung unterhalten oder unterhalten möchten, speichern wir Ihre Daten bis zu 3 Jahre ab ihrer Erhebung. Danach werden sie gelöscht oder archiviert, es sei denn, wir müssen die Verarbeitung aus rechtlichen oder anderen berechtigten und rechtmäßigen Gründen fortsetzen.

Wer hat Zugang zu Ihren Daten?

Folgende Abteilungen unseres Unternehmens haben Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten:

• die Reservierungsabteilung;
• die kaufmännische Abteilung (einschließlich Marketing);
• die Geschäftsführung;
• die Finanzabteilung (einschließlich Einkauf); und
• die IT-Abteilung (intern oder extern).

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung können wir Ihre Daten auch an geeignete Dritte weitergeben, darunter:

• unsere Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten und Subunternehmer zur Erfüllung eines von uns geschlossenen Vertrags oder anderer Geschäfte im normalen Geschäftsverlauf mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen; und
• unsere Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater und sonstigen professionellen Berater oder Dienstleister.

In Bezug auf über unsere Website erhobene Informationen können wir Ihre Daten außerdem weitergeben:

• an Google (Google Analytics über den Google Tag Manager), um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten – ausschließlich mit Ihrer Einwilligung, siehe Abschnitt „Cookies“; und
• an die im Abschnitt „Dienstleister und Drittanbieter“ genannten Anbieter, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten (z. B. Hosting, E-Mail-Versand, Online-Buchung).

Wir geben keine personenbezogenen Daten an Werbetreibende oder Werbenetzwerke weiter.

Weitere mögliche Offenlegungen

Wir können Ihre Daten an Dritte weitergeben:

• wenn wir ein Geschäft oder Vermögenswerte verkaufen oder erwerben; in diesem Fall können wir Ihre Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben, vorbehaltlich der Bestimmungen dieser Erklärung;
• wenn wir (oder ein wesentlicher Teil unserer Vermögenswerte) von einem Dritten übernommen werden; in diesem Fall gehören die über unsere Kunden gespeicherten Daten zu den übertragenen Vermögenswerten; und
• wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, Ihre Daten offenzulegen oder zu teilen, oder um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von uns, unseren Kunden oder anderen zu schützen.

Wo und wie verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) und der Schweiz. Für die Schweiz hat die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen. Einige unserer Dienstleister (Google, Resend und Microsoft) haben ihren Sitz in den USA oder greifen auf Stellen in den USA zurück, sodass Daten dorthin übermittelt werden können. Eine solche Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission) bzw. der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln.

Alle verarbeiteten personenbezogenen Daten werden sicher gespeichert. Zahlungstransaktionen werden mit geeigneter Technologie verschlüsselt. Wenn wir Ihnen ein Passwort gegeben haben (oder Sie eines gewählt haben), mit dem Sie auf bestimmte Bereiche unserer Website oder Systeme zugreifen können, sind Sie für dessen Vertraulichkeit verantwortlich. Wir bitten Sie, es mit niemandem zu teilen.

Leider ist die Übertragung von Informationen über das Internet nicht vollständig sicher. Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre Daten zu schützen, können wir die Sicherheit der an unsere Website übermittelten Daten nicht garantieren; jede Übertragung erfolgt auf Ihr eigenes Risiko.

Sobald wir Ihre Informationen erhalten haben, wenden wir strenge Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen an, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien auf unserer Website. Cookies, die nicht unbedingt erforderlich sind, setzen wir erst, nachdem Sie Ihre Zustimmung erteilt haben. Diese Zustimmung können Sie jederzeit über den Cookie-Banner oder den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile unserer Website erteilen, verweigern oder ändern.

• Notwendige Cookies und Speichereinträge: erforderlich, damit die Website und unser Online-Buchungssystem (bereitgestellt von Mews) funktionieren. Dazu gehören Ihre Cookie-Auswahl („axis-cookie-consent“, im Browser gespeichert), Ihre in der Buchungsleiste gewählten Zimmer und Daten (Cookie „axis-booking-preferences“, 30 Tage, erst gesetzt, wenn Sie dort eine Auswahl treffen), ein Entwurf des Kontaktformulars bis zum Absenden („axis-contact-draft“, nur in Ihrem Browser) sowie Ihre Entscheidung, Google Maps zu laden („axis-map-consent“). Diese Einträge verlassen Ihr Gerät nicht (mit Ausnahme der Buchungsauswahl, die an unseren Server mitgesendet wird) und können nicht deaktiviert werden. Außerdem setzt die Website das Sitzungs-Cookie „NEXT_LOCALE“, um sich Ihre Sprache zu merken (wird beim Schließen des Browsers gelöscht), und das Buchungssystem Mews kann über seinen Dienstleister Cloudflare das Sicherheits-Cookie „__cf_bm“ (30 Minuten) zur Abwehr automatisierter Zugriffe setzen.
• Statistik-Cookies: Google Analytics (über den Google Tag Manager, Cookies „_ga“ und „_ga_*“, Speicherdauer bis zu 2 Jahre) sowie die Tracking-Funktion unseres Buchungssystems Mews messen, wie die Website genutzt wird, damit wir sie verbessern können. Der Google Tag Manager wird erst geladen, nachdem Sie zugestimmt haben – vorher wird keine Verbindung zu Google aufgebaut. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sie können Ihre Zustimmung zu Statistik-Cookies jederzeit ebenso einfach widerrufen, wie Sie sie erteilt haben: über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile.

Dienstleister und Drittanbieter

Hosting

Unsere Website wird von Vantaggio Hosting (vantaggio-hosting.ch, Schweiz) betrieben. Die Server stehen in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

Bei jedem Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem), um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.

Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Wunschdaten, Betreff und Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Nachricht wird über den E-Mail-Dienst Resend (Resend, Inc., USA) an unser Postfach bei Microsoft (Outlook/Hotmail) zugestellt. Zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig (höchstens eine Stunde) im Arbeitsspeicher des Servers gehalten und nicht dauerhaft gespeichert.

Online-Buchung (Mews)

Für Online-Buchungen nutzen wir das Buchungssystem von Mews. Beim Öffnen des Buchungsfensters werden die für die Buchung erforderlichen Daten an Mews übermittelt; Zahlungen werden über den Zahlungsdienstleister Datatrans (Schweiz) abgewickelt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung bzw. Anbahnung des Beherbergungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das Buchungssystem wird auf allen Seiten geladen, damit Sie jederzeit buchen können; seine Statistikfunktion ist nur mit Ihrer Einwilligung aktiv.

Google Maps

Im Fußbereich der Website können Sie eine Karte von Google Maps (Google Ireland Limited, Irland) anzeigen lassen. Die Karte wird erst geladen, wenn Sie auf „Karte laden“ klicken. Erst dann werden Daten wie Ihre IP-Adresse an Google übertragen, auch an Google LLC in den USA, und Google kann Cookies setzen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Entscheidung wird in Ihrem Browser gespeichert; Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Website-Daten in Ihrem Browser löschen.

Google Tag Manager und Google Analytics

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir den Google Tag Manager und Google Analytics (Google Ireland Limited, Irland), um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten. Dabei werden unter anderem Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie die besuchten Seiten verarbeitet; eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich. Werbefunktionen sind deaktiviert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen.

Externe Links und Schriften

Links zu Google Maps, Tripadvisor und anderen externen Websites übertragen erst dann Daten an den jeweiligen Anbieter, wenn Sie sie anklicken. Die auf unserer Website verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen; dabei wird keine Verbindung zu Dritten hergestellt.

Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten:

• Sie können Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen;
• wenn wir Ihre Daten auf Grundlage eines unserer berechtigten Interessen verarbeiten (einschließlich Profiling), haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen;
• Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt (Recht auf Datenübertragbarkeit). Sie können auch verlangen, dass die Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden;
• Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie der Löschung widersprechen, wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie Widerspruch eingelegt haben, solange geprüft wird, ob unsere berechtigten Gründe überwiegen; und
• Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen, die wir verarbeiten.

Unter bestimmten Umständen (in der Regel wenn die Daten von Ihnen stammen und eine weitere Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist) können Sie verlangen, dass wir die betreffenden Daten löschen.

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung verarbeiten, können Sie diese jederzeit widerrufen; wir stellen die betreffende Verarbeitung daraufhin ein.

Einwilligung widerrufen und Rechte ausüben

Sie können Ihre Einwilligung zu jeder betreffenden Verarbeitung widerrufen und die oben beschriebenen Rechte ausüben, indem Sie uns eine E-Mail an axishotel@hotmail.com senden oder uns an die unten genannte Anschrift schreiben.

Bitte beachten Sie, dass wir Sie um weitere Informationen bitten müssen, um Ihre Identität zu bestätigen, bevor wir die angeforderten Informationen bereitstellen.

Wenn Sie eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns haben, können Sie uns kontaktieren oder eine förmliche Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen. Die Datenschutzbehörde ist die Aufsichtsbehörde in Belgien. Sie kann weitere Auskünfte über Ihre Rechte und unsere Pflichten geben und Beschwerden über unsere Verarbeitung bearbeiten.

Praktische Informationen

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Künftige Änderungen unserer Datenschutzerklärung werden auf dieser Seite veröffentlicht und Ihnen per E-Mail mitgeteilt. Wir danken Ihnen, wenn Sie sie regelmäßig auf Aktualisierungen prüfen.

Fragen?

Wenn Sie Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten oder deren Verarbeitung haben oder eine mögliche Datenschutzverletzung vermuten, schreiben Sie uns bitte an axishotel@hotmail.com.

Unsere Kontaktdaten

• Hotel Axis, Leuvensesteenweg 749, 3071 Kortenberg, Belgien
• Ansprechpartner: Robert Petrosjan, DSGVO-Verantwortliche
• Telefon: +32 2 759 30 33
• E-Mail: axishotel@hotmail.com